Realizacja archiwum na bazie programu HyperDoc
Struktura archiwum
HyperDoc umożliwia zdefiniowanie hierarchicznej struktury organizacyjnej archiwum oraz typów przechowywanych dokumentów zgodnie z wymaganiami użytkownika.
W archiwum mogą być przechowywane dokumenty skanowane (plany, rysunki, pisma, faksy), rysunki wektorowe (w formacie DWG, DXF) oraz inne dokumenty przechowywane w postaci elektronicznej.
Rejestracja dokumentów
HyperDoc oferuje funkcje do sprawnej rejestracji dużej liczby dokumentów. Jest to znaczne ułatwienie na etapie przenoszenia dokumentów papierów do archiwum elektronicznego oraz do ich poprawnej rejestracji.
Dokumenty skanowane często wymagają korekty usterek wynikających z jakości materiału
źródłowego i niedoskonałości procesu skanowania. HyperDoc jest zintegrowany z programami CADRaster i SuperEdit, które służą do zaawansowanej edycji dokumentów skanowanych.
Wyszukiwanie
Kluczową funkcjonalnością archiwum jest łatwe wyszukiwanie dokumentów. HyperDoc oferuje różne sposoby wyszukiwania dokumentów:
- nawigację w hierarchicznej strukturze archiwum
- hipernawigację po połączonych graficznie dokumentach
- wyszukiwanie według atrybutów
Oprócz wyświetlania listy znalezionych dokumentów HyperDoc generuje raporty w formacie MS Word, MS Excel lub HTML.
Modyfikacja dokumentów
Zdarza się, że dokumenty przechowywane w archiwum podlegają modyfikacji, np. plan piętra budynku powinien być zaktualizowany po remoncie. HyperDoc umożliwia eksport dokumentu z archiwum do edycji, a następnie rejestrację nowej wersji treści dokumentu. Wersje pozwalają na przechowywanie treści dokumentu przed zmianami oraz kontrolowanie kto i kiedy dokonał zmian.
Drukowanie
HyperDoc pozwala na definiowanie wzorca wydruku dla dokumentów skanowanych i rysunków wektorowych. Można drukować cały dokument lub jego wybrany fragment na dowolnej drukarce dołączonej do systemu Windows. Wraz z treścią dokumentu można umieścić standardową ramkę zawierającą dane opisowe oraz informacje z bazy danych związane z drukowanym
dokumentem.
Bezpieczeństwo dokumentów
Kopie bezpieczeństwa chronią użytkownika przed bezpowrotną utratą danych w wyniku kradzieży lub zniszczenia dokumentu. Ponadto w systemie HyperDoc każdy użytkownik ma przypisany zakres praw dostępu do archiwum określający jakie operacje może on wykonywać na dokumentach.
Dostęp przez Internet
Dodatkowy moduł HyperDoca pozwala na dostęp do archiwum przez Internet. Pozwala to na dostęp do archiwum użytkownikom, którzy nie mają zainstalowanego
HyperDoca, a jedynie dostęp do Internetu.
Wdrożenie archiwum na bazie programu HyperDoc
Realizacja archiwum
Wdrożenie elektronicznego archiwum jest złożonym przedsięwzięciem. Oprócz zakupu i instalacji oprogramowania konieczne jest sprawne przeniesienie dokumentów z archiwum papierowego do archiwum elektronicznego. Firma Inter-Design oferuje kompleksowe wdrożenie archiwum na bazie programu HyperDoc obejmujące:
· analizę wymagań użytkownika w zakresie struktury organizacyjnej archiwum, typów dokumentów i specjalizowanych funkcji
· instalację bazy danych i oprogramowania
· projekt, utworzenie i skonfigurowanie bazy danych obsługującej archiwum
· przeszkolenie pracowników
· wypełnienie archiwum danymi obejmujące skanowania i wstępne przetwarzanie istniejącej dokumentacji papierowej oraz wprowadzenie danych opisowych
Archiwum i co dalej?
Zgromadzone plany i rysunki mogą być wykorzystane do realizacji specjalizowanych aplikacji graficznych lub rozszerzenia istniejących aplikacji bazodanowych o możliwości graficzne. Służą do tego zaawansowane funkcje programu HyperDoc takie jak:
· graficzne prezentowanie obiektów z bazy danych (np.: pomieszczeń, komputerów)
· graficzne wyróżnienie (kolorem, migotaniem) wyników wyszukiwania obiektów w bazie danych
· łatwość integracji z istniejącymi aplikacjami bazodanowymi
Przykłady aplikacji korzystających z planów budynków:
· zarządzanie posiadanymi zasobami lokalowymi (wynajem, sprzątanie, ochrona)
· zarządzanie wyposażeniem (maszyny, komputery)
W zależności od rozmiarów archiwum może być zrealizowane na systemie bazy danych: MS Access, SQL-Server lub Oracle.
Przykładowe zastosowania
Jako główne zastosowania HyperDoc-a można wymienić:
· archiwizację planów i dokumentacji technicznej zakładów przemysłowych, budynków mieszkalnych i urzędów
· archiwum map numerycznych i rastrowych np. w biurach geodezyjnych
· ewidencję instalacji przemysłowych (wodn.-kan., elekt.) w zakładach przemysłowych
· archiwizację danych o obiektach zabytkowych
· archiwum pism przychodzących i wychodzących w sekretariacie przedsiębiorstwa
· archiwizację i zarządzanie dostępem do danych medycznych połączonych z danymi graficznymi, np. zdjęciami rentgenowskimi
Do Pobrania
Tessel Home
English version
